Choisir le fonds
Une base documentaire rassemble les pièces utiles à un usage. Privilégiez des documents pertinents, lisibles et à jour. Un fonds ciblé est plus facile à contrôler qu’un dépôt massif sans tri.
Préparer l’usage
- Identifiez la procédure, le référentiel ou le fonds dont l’équipe a besoin.
- Vérifiez le propriétaire, la version et les règles d’accès.
- Ajoutez les documents dans le parcours autorisé de l’instance.
- Attribuez les sources à l’agent concerné et testez des questions avec citations.
Maintenir la qualité
Une ancienne procédure et une nouvelle version peuvent produire des réponses contradictoires. Définissez qui maintient le fonds et comment les documents remplacés sont traités. La présence d’un fichier ne garantit pas son traitement complet.